Management

Dintre del món de les PIMEs hi ha molta dèria per centrar la gestió en el dia a dia del negoci, i deixar els aspectes econòmics i financers al gestor que realitzarà els pertinents processos administratius obligats per la legislació vigent. En aquest model però queda una gran llacuna, i és precisament l'anàlisi de les dades econòmiques del negoci per tal de poder optimitzar i millorar la seva gestió, que ens repercutirà en un increment en els nostres beneficis.

La primera tasca que tenim que fer doncs, és entendre que la gestió econòmica del nostre negoci va més enllà de portar un registre d'ingressos i despeses, i passa per analitzar les dades d'una forma estandaritzada per tal de poder millorar la nostra gestió.

En aquest article us introduiré breument en l'anàlisi de costos i benefici i faré algunes aportacions sobre alguns indicadors bàsics que poden resultar interessants, a més d'aportar un full Excel d'exemple per a poder treballar de forma immediata en aquest tema.

Començarem doncs primer de tot per introduir el concepte d'anàlisi de costos, que no deixa de ser l'estudi de les nostres costos (el que ens gastem) des d'un punt de vista, tant de la seva naturalesa (classe de cost) com del seu origen.

Si fiquem per exemple una carnisseria i xarcuteria, en la que venem d'una banda carn i a banda també venem embotits, podem classificar els costos en fixos o variables (els primers serà el lloguer del local per exemple, i el segon serà la compra de la carn o embotits al nostre distribuïdor: Si venc 10 entrecots el lloguer serà sempre el mateix, en canvi el cost de la compra al distribuïdor serà proporcional a les meves vendes.

Seguint amb l'exemple, també podria separar ara els meus costos per la seva classe de cost: aquí podríem parlar del lloguer novament, de la nòmina de la persona que està atenent, de la llum i telèfon, de les matèries primeres (la carn o embotits comprats al distribuïdor), o les estanteries quan vam comprar per col·locar els nostres articles a la venda.

La recomanació doncs és primer separar els nostres costos, primer en fixos i variables, i després dins de cadascun per la seva classe de cost. Un cop tinguem fet això, i centrant-nos en la nostra recent estrenada carnisseria, podríem separar ara els beneficis per diferenciar les nostres fonts d'ingressos: carnisseria i xarcuteria. D'aquesta forma tindrem 2 línies de negoci, cadascuna d'elles contribuint amb els seus beneficis al benefici final del nostre negoci. Caldria ara obrir l'Excel que he preparat per tal de que seguir una mica més amb l'exemple.

 

Emplenat de costos fixos

A l'obrir l'Excel veureu que tenim 3 pestanyes, he intentat simplificar al màxim el full per tal de no fer-lo massa difícil d'emplenar. Començarem ignorant la primera pestanya, la de resum, i anirem a la segona, de despeses fixes: Aquí ficarem tant el lloguer del local, llum, gestor, així com el nostre salari. Si els costos no son totalment constants farem una mitja anual, no us preocupeu. He ficat algunes recomanacions al mateix full per tal de facilitar el seu correcte emplenat. RECORDEU: NOMES CAL EMPLENAR LES CASELLES GROGUES.

Emplenat de vendes i costos variables

Un cop fet aquest primer exercici caldrà passar el segon: ingressos i costos variables. Aquí caldria ser una mica pràctic. Està clar que es poden fer mil i un càlculs per complicar les coses, però per a ser pràctics, calcularem el nombre de clients que atenem al dia i dividirem la caixa per cadascun d'aquests clients per tenir un ticket mig. Si podem a més separar-ho per línies de negoci, millor que millor, i si dins de cada negoci podem diferenciar varis tipus de ticket, millor que millor. En l'exemple, per carnisseria he ficat 2 tickets model: un de 22€ i un de 11€. Pel que fa a xarcuteria he ficat un ticket de 5€ i un de 15€ que només venen en temporada alta.

Si teniu les caixes de l'any passat podreu mirar d'aproximar al màxim els càlculs, la idea és que tots els ingressos quedin reflectits aquí.

Ara caldrà centrar-nos amb els nostres tickets de compra que tinguem, tindrem que repartir-los entre les nostres dues línies de venda, i si no ho tenim clar, ho fiquem a una tercera que hem creat de general que serà el nostre calaix de sastre. Amb això tindriem que tenir tots els nostres tickets de compra ficats dins del full de càlcul.

Lectura del full resum

Finalment ara anirem al full resum per analitzar una mica com ha anat tot plegat. Anirem analitzant el full per parts:

Resum de les operacions

Aquí tenim d'una banda els ingressos mes a més, i les despeses, només tenint en compte només dades variables. Perquè us preguntareu? El primer que tenim que veure és si el negoci, sense tenir en compte despeses fixes, surt rentable i quants diners guanyaríem en un món ideal en què no tinguéssim despeses fixes. En aquest cas la nostra carnisseria genera 40.000€ anuals, que sembla prou important.

Ara analitzem que passa quan hi incorporem les despeses fixes: veurem que les despeses ara només apareixen a partir de juny! Es normal, però l'important és que veiem l'impacte que tenen els costos fixos en tot plegat. En aquest cas, i un cop finalitzat l'any ens quedaran 13€ de benefici del negoci, un cop tret el nostre salari.

Si analitzem una mica com funciona el nostre negoci, veiem que fins al mes d'abril estem perdent diners (la variació entre mesos es troba en petit sota cada mes al resultat final), i que a partir de setembre tornem a perdre diners. Amb aquesta informació per exemple, ens podríem plantejar de tancar els mesos d'hivern. Que passaria? Podeu veure-ho al següent Excel. En aquest cas plantejava augmentar al doble el cost del lloguer, per tal de que l'arrendador no es queixés. Amb aquest model d'una banda augmentem els beneficis a 4.400€, però el total d'ingressos que rebríem, entre salari nostre i beneficis a finals d'any seria menor (12.000€ en el primer cas i 10.000 en el segon). Així doncs fixeu-vos que tot i perdre diners en els mesos d'hivern, acabem sortint guanyant al final de l'any.

Treballant només Estiu

Seguim ara amb l'Excel original i seguim analitzant dades. Ara parlarem dels beneficis marginals. Si mireu per línies, és clar que la línia 1 és molt més rentable que la 2, i que aquesta a més té molt més cost que la primera. En total a més, la primera ens dona 57.500€, mentre que la segona línia només 4.600€. Val la pena mantenir-la? Mirem ara el gràfic de columnes apilades (gràfic dret), veieu que si no tinguéssim aquest petit benefici acabaríem l'any amb pèrdues? Això és degut a què sovint hi ha molts productes o línies de negoci que aporten poc al negoci, però aquest petit benefici és el que al final acaba essent decisiu per acabar l'any amb números positius.

Ara mirarem els ingressos mitjos per tícket. Tenim uns ingressos per tícket de 13€. D'aquests 78 cèntims (un 6%) son els nostres beneficis finals. Sembla poc, tot aquest negoci i tota aquesta facturació per acabar tenint 13€, però recordeu que amb aquest model tenim a banda el nostre salari, i que un benefici final de 6% és força raonable.

I ara com podem millorar?

Per acabar caldrà mirar una mica al futur i plantejar-nos: Com podem millorar des del punt de vista econòmic? Bé, ara tenim una nova eina al nostre abast: D'una banda podem fer-nos un nou Excel amb una estimació de com volem acabar aquest nou any amb les dades de vendes de l'any passat, i d'una altra podem mirar d'analitzar, per cadascuna de les classes de cost i línies de benefici, com podem reduir costos, tant en matèries primeres (Eliminant per exemple minves que tinguem) o bé millorant el nostre inventari reduint-lo, o fins hi tot ajustar les plantilles en funció de les vendes per mesos.

Espero que aquest article us hagi servit per crear-vos com a mínim la curiositat sobre l'anàlisi de costos i la seva utilitat en el vostre dia a dia del vostre negoci, i que a més us serveixi per aprofundir en la matèria, ja que a fi de comptes jo només he fet una petita introducció i l'anàlisi i el detall es poden millorar de forma considerable, augmentant la seva utilitat.

 

 

Add comment


Security code
Refresh