Management

Si hay algo más cool que el capex y el opex es sin lugar a dudas el TCO. Me acuerdo los primeros eventos en los que participé como manager, en los que tenia que salir los ahorros al TCO fuera el evento de lo que fuera. Es como el Santo Grial de las TIC, la bomba!

Pero que es el TCO? Como se calcula? Porqué me interesa a mi? Hoy hablaremos un poco del tema.

1. Qué es el TCO?

La definición del TCO, que cómo no, es un término anglosajon, és 'Total Cost of Ownership', que en nuestra lengua sería el coste total de propiedad. Pero que es exáctamente? Como su nombre indica, el TCO es la suma de todos los costes que tiene un producto, desde que lo adquiero hasta que lo 'tiro', incluyendo pues:

  • El coste de adquisición (lo que me costó, vaya)
  • Costes de montaje, instalación, etc..
  • El coste de mantenimiento
  • Las reparaciones programadas, ampliaciones, etc.
  • Costes de 'retiro', si los hubiera (costes de reciclaje, etc)

Si lo aplicamos a servicios TIC, o productos, podríamos adaptarlo de la siguiente forma:

  • Coste de compra (ese esta claro)
  • Costes de instalación (de hardware, software, implantación, despliegue de clientes, formación, etc)
  • Costes de mantenimiento, tanto de fabricante como mantenimiento de terceros durante si vida útil
  • Costes de 'alojamiento', eléctricos, clima, ...
  • Costes de mantenimiento internos (cuantas horas dedicamos a su funcionamiento normal)

Como podeis imaginaros, esta lísta podría ser inmensa, pero creo que es importante acotarla y centrarnos en los costes más relevantes, que creo que son detallados en la lista superior.

2. Cálculo del TCO con un ejemplo

Viendo la lista, seguro que os estais planteando: juas, nunca seré capaz de hacer un cálculo de TCO! Nada más lejos de la realidad!! En realidad no es tan complicado si buscas una buena estratégia para calcularlo. Tambien os avanzo que la estratégia seguida és aproximada, como la mayor parte de ellas, y puede ofrecer resultados muy diferentes en función de nuestras inversiones y nuestra infraestructura. Para poner un ejemplo básico, calcularemos el coste de un servicio de Correo electrónico. Para el ejemplo, usaremos un cálculo a 4 años, que es un tiempo aceptable de amortización de equipos informáticos, aunque tambien podría hacerse a 5 si sois más austeros.

El cálculo de costes usando servicios facilita su utilización y simplifica su aplicación

Mi primer consejo seria que agrupárais los costes en servicios; hemos hablado muchas veces de las ventajas de ofrecer 'servicios' en lugar de aplicaciones sueltas, y de la paquetización de los mismos con el fin de identificar costes y facilitar su repercusión. De entrada os aconsejo definir 4 servicios básicos (servicios internos dentro de nuestro departamento TIC):

  1. Servicio de alojamiento (CPD)
  2. Servicio de computación (CPU + MEM)
  3. Servicio de almacenamiento (STORAGE)
  4. Servicio de virtualización

Sobre el primer servicio, se trata de agrupar todos los costes relacionados con nuestro CPD en este concepto, aqui tendríamos los consumos eléctricos, mantenimiento, limpiezas, etc. Sobre el segundo, se trataria de agrupar todos los costes en base a CPUs y Memoria, para luego, en función del uso de los mismos, dar un % de uso a cada servicio que ofrecemos. En nuestro caso usamos servidores blade, con lo que es más facil calcular el uso de CPUs y memoria por porcentajes que no individualmente (así incluimos el coste del chasis tambien), ya que tenemos el correo electrónico virtualizado en una granja ESX usando varios blade.

Por otro lado tenemos el coste del almacenamiento. Aqui podemos usar una estratégia muy sencilla, dividiendo el coste total de la cabina por los TB que tengamos (netos) o ir un poco más alla y aplicar un multiplicador en función del tipo de disco (así podríamos dar una ponderación de 5x en los discos SSD, 3x en discos SAS y 1x en discos SATA).

Finalmente la virtualización contemplará todos los costes relacionados con los ESX (licencias, matenimiento). Por ahora dejaremos los costes de RRHH para más adelante.

2.1 Agrupando costes

Con esto podríamos hacer el siguiente cálculo:

  • CPD - Coste total a 4 años: 240.000€
  • Computación - Chasis y 6 blades con 2CPUs y 64GB de RAM : 110.000€
  • Almacenamiento, una cabina con 40TB (30 NLSAS + 10 SAS): 100.000€
  • Virtualización - Licencias y mantenimiento a 4 años de 4 servers blades 2 CPUs x 64GB de RAM: 15.000€

Aunque nos hayamos inventado los números, os podéis hacer una idea de como funciona. Al final se trata de pillar todas las facturas que tengamos y lo vayamos colocando en estas 4 cajitas. Nos queda hacer el reparto.

En este caso usaremos un reparto por porcentajes, que es poco preciso pero que nos dará un número suficientemente cercano a la realidad para ser fiable:

  • El correo electrónico usa 4 máquinas virtuales, en total usa 32GB de RAM. 12,5% del total de memoria de virtualización
  • La virtualización usa 4 blades de 6: 66,6% de computación, el storage de virtualización específico para S.O. lo consideramos negligible.
  • El almacenamiento del correo son 5TB, lo calcularemos todo junto pa no complicarnos: 12,5% de uso total
  • Los blades usan un 20% de consumo eléctrico (tenemos más servidores). La cabina usa un 5% del total de consumo.

Aplicando porcentajes por uso nos permitirá fácilmente hacer cálculos que de otra forma son múy complicados.

2.2 Repercusion de costes

Si ahora pasamos estos porcentajes a números, tenemos lo siguiente:

  • CPD: 48.000 de blades, 12.000€ la cabina
  • Blades: El coste de los blades total es 110.000 + 48.000 del CPD: 158.000. De estos un 66,6% es para virtualización: 105.000€
  • Storage: El coste es de 100.000 + 12.000 de CPD: 112.000 y usamos un 12,5%: 14.000€
  • Correo - Virtualización: Usamos un total de 15.000€ de coste directo y 105.000 indirecto. De este usamos un 12,5% para correo: 15.000€
  • Correo - Total: Virtualización + Storage: 15.000€ + 14.000€ = 29.000€

2.3 Cálculo de RRHH

Sobre este coste aplicaríamos el coste de mantenimiento interno. Para ello os recomiendo un cálculo fácil, contando el tiempo que dedicais al mantenimiento por ejemplo semanalmente (en horas) o mensualmente, y hacer el cálculo del salario de nuestros administradores (en este caso solo contamos costes de administradores, ya que este servicio no tiene desarrolladores). Eso seria unas 4 horas a la semana de mantenimiento, contando revisión de backups y mantenimiento general.

Cuidado! Si complicamos mucho los cálculos o las variables se puede volver muy dificil de mantener el modelo.

Sobre una jornada de 40h son un 10%. El coste de un admin, en bruto podría ser de 30.000€, si le sumamos un 33% más de impuestos que paga la empresa de más sobre el bruto de los trabajadores, calculamos un coste total de 39.900€, siendo el coste de mantenimiento interno de 3.990€/año: 16.000€ en 4 años

Si ahora sumamos todos los costes, tenemos un total de 45.000€ en 4 años.

El TCO se usa para comparar costes internos y externos, ahora en el 'cloud'

Uno de los usos más habituales del TCO es para comprar nuestros costes con terceros, con el objetivo de saber si nuestros costes estan en línea con el mercado o tambien si quiero irme a un servicio 'en la nuve' o externalizado. De esta forma podemos hacer el siguiente cálculo:

  • 45.000€ en 4 años son 936€ al mes. Eso dividido por 5.000 buzones que tenemos nos da un coste mensual por buzon de 0,187 centimos al mes.

Por tanto, de cara a buscar los costes de un proveedor externo, todo lo que sea más barato que 0,187€ al mes, nos saldrá más a cuenta.

3. Conclusiones

Con el cálculo por porcentajes podremos asignar el 100% de nuestros recursos a servicios concretos, con lo que estaremos aplicando un cálculo muy realista de costes, ya que al final estaremos imputando todo lo que nos cuesta dinero a algun servicio que al final acaba en un usuario.

Tambien con el cálculo del TCO podremos saber si estamos 'dentro del mercado' con precios competitivos, o si por ser un departamento o empresa estamos por encima del mercado. Finalmente, a partir de este TCO, podremos saber los margenes de beneficio de nuestros productos o servicios de forma clara y sencilla.

El cálculo del TCO, aunque aqui hayamos realizado un cálculo fiable en un 90%, se puede complicar de forma interminable, pudiendo repercutir costes indirectos hasta aburrirnos, como los costes de otros departamentos de soporte (contabilidad, RRHH, ...) a nuestros propios servicios por porcentajes, aunque por mi experiencia, es mejor dedicarle unas horas para obtener una aproximación 90% exácta, que estar meses con fórmulas cruzadas que al final pueden contener tambien errores, y acabar como un loco para llegar a un 95% de exáctitud.

Espero que os haya sido útil.

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