Management

Una de las claves más importantes en la planificación de proyectos es la realización de las tareas del mismo. Que detalle hay que conseguir? Hay que ser muy conciso? Como se que lo estoy poniendo todo y no me dejo cosas?

Aunque parezca mentira, un bun número de proyectos estan mal planificados, y eso es debido en su mayor parte en la metodologia que usamos en la creación del Gannt de proyecto. Si empiezas un proyecto abriendo el MS Project y empiezas a escribir este artículo te interesará.

Planificar un proyecto empezando por el Gantt (Project) es un gran error

La técnica del WBS (Work Breakdown Structure) nos ayudará a definir de forma sencilla y ordenada un proyecto antes de realizar el Gannt con el objetivo que luego su realización y seguimiento sea más facil y claro.

 Tal y como nos dice su propio nombre, la metodologia radica en empezar con un concepto como puede ser 'Realización del proyecto de upgrade', para ir poco a poco desgranandolo. Hasta donde os preguntareis? Pues hasta donde haga falta.

Lo primero que tenemos que entender del WBS son estas dos reglas:

  1. El WBS detalla tareas que 'hacen cosas', con lo que al finalizar la tarea tendremos un 'entregable'. Eso puede ser el documento de diseño de una aplicación, un edificio o el propio proyecto finalizado.
  2. Pon fechas límite sólo en aquellas tareas en las que exista realmente esa fecha, sino deja la fecha en blanco. Esto es clave!

Formato de un WBS

Así, partiremos de una hoja de cálculo por ejemplo, con una estructura como la siguiente:

Nivel Descripción Duración Responsable Entregable Fecha límite Dependencia
1 2 3 4 5
 - - - - - Tarea  1  JLS  Doc. Analisis    

Los criterios a tener en cuenta a la hora de rellenar la tabla seran:

Con WBS desgranaremos tareas y su relación, pero no su temporalidad; esto lo haremos con el Gannt

  • Partiremos del nivel 1 con las tareas más generales del proyecto. Normalmente suelen ser comunes a todos los proyectos, como puede ser: Analisis, Diseño, Puesta en producción, Formación, Post-producción, etc.
  • Detallaremos una descripción por cada tarea
  • Incluiremos (si lo sabemos ahora) la duración de la misma, así como el responsable y el entregable (algo tangible).
  • Si existe una dependencia entre dos tareas, en la dependiente detallaremos en el último campo el código de la anterior.

Desglose de subtareas

En un primer momento tendremos las grandes tareas de proyecto genéricas, hasta este momento era facil, ahora nos toca empezar a trabjar. Para ello nos haremos 2 preguntas por cada una de las tareas que tengo hasta ahora:

  • Puedo decir de forma precisa y clara el tiempo que voy a tardar en hacer esta tarea?
  • Que obtendré al finalizar la tarea?

Si la respuesta a la primera pregunta es que no, tendré que dividirla en subtareas, añadiendo un nivel nuevo (si la tarea era la 2.analisis debajo añadiremos una 2.1 xxx). Con esto crearemos varias subtareas, la suma de las cuales sea la tarea principal. Estas subtareas recordad que tienen que 'hacer cosas', en este punto añadiremos el entregable de la tarea y volveremos otra vez a preguntarnos: Puedo decir el tiempo que tardaré en realizar la tarea?

Llegado a un punto, las tareas se encontraran tan detalladas que será obvio por cada una de ellas el tiempo que tardaremos. Ahora estaremos hablando seguramente de periodos de tiempo de horas.

Responsables

Otro punto importante en la técnica del WBS son los responsables, y tiene que existir uno por cada una de ellas. Si el WBS define un projecto en el que participan 'recursos' genéricos os recomiendo que useis en lugar de nombres roles (Programador, Analista), ya que de esta forma, cuando paseis el listado a Project podreis analizar, en base a vuestros recursos, la fecha de finalización de proyecto, o incluso realizar sobreasignaciones de recursos para llegar a fecha si fuera necesario.

Toda tarea tiene que tener un responsable.

 El objetivo de la asignación de responables al final es el poder identificar de forma fácil quien tiene que hacer qué, sin ningun margen de duda.

WBS de ejemplo

A continuación os enseño un WBS de ejemplo que os puede servir para entender un poco más la 'pinta' que tiene.

Codi Nivell Temps Resp. Entregable Data inici
1 2 3 4 5
1 Desplegament dels serveis        
1.1   Servei de sistemes (SRVSIS)        
1.1.1     Servei d'emmagatzematge (SRVSISSTO)   FA   19/11/2012
1.1.1.1       Disseny de configuració 0,5 FA  DC STO Config  
1.1.1.2       Disseny de la disponibilitat 0,5 FA  DC STO Dispo  
1.1.1.3       Disseny de la capacitat 0,5 FA  DC STO Capa  
1.1.1.4       Disseny general del servei 0,5 FA  DC STO Gral  
1.1.1.5       Definició de protocols de suport 0,5 FA  Proto suport  
1.1.1.6       Definició de protocols de sistemes 0,5 FA  Proto sistemes  
1.1.2     Servei de provisió de computació (SRVSISSRV)   PL    
1.1.2.1       Disseny de configuració 0,5 PL  DC SRV Config  
1.1.2.2       Disseny de la disponibilitat 0,5 PL  DC SRV Dispo  
1.1.2.3       Disseny de la capacitat 0,5 PL  DC SRV Capa  
1.1.2.4       Disseny general del servei 0,5 PL  DC SRV Gral  
1.1.2.5       Definició de protocols de suport 0,5 PL  Proto SRV suport  
1.1.2.6       Definició de protocols de sistemes 0,5 PL  Proto SRV sistemes  

Traspaso a Project

Una vez tenemos ya nuestro WBS completo, el traspaso es bastante inmediato. Para ello yo me creo habitualmente una hoja a continuación en la misma hoja de cálculo con las lineas siguiendo un formato ajustado a los campos del project, para poder hacer 'copy-paste':

1. Desplegament dels serveis
1.1. Servei de sistemes (SRVSIS)
1.1.1. Servei d'emmagatzematge (SRVSISSTO) FA 19/11/2012
1.1.1.1. Disseny de configuració 0,5d FA
1.1.1.2. Disseny de la disponibilitat 0,5d FA
1.1.1.3. Disseny de la capacitat 0,5d FA
1.1.1.4. Disseny general del servei 0,5d FA
1.1.1.5. Definició de protocols de suport 0,5d FA
1.1.1.6. Definició de protocols de sistemes 0,5d FA
1.1.2. Servei de provisió de computació (SRVSISSRV) PL
1.1.2.1. Disseny de configuració 0,5d PL
1.1.2.2. Disseny de la disponibilitat 0,5d PL
1.1.2.3. Disseny de la capacitat 0,5d PL
1.1.2.4. Disseny general del servei 0,5d PL
1.1.2.5. Definició de protocols de suport 0,5d PL
1.1.2.6. Definició de protocols de sistemes 0,5d PL

Con este formato podemos pegarlo directamente y una vez allí indentar las subtareas. El pegado nos quedará así:

Resultado de copy-paste en el project

Ahora solo nos quedará realizar las indentaciones y dependencias, que en este ejemplo no las inclu:

 Detalle con sobreasignación

 como vemos, nos han aparecido sobre asignaciones, eso es debido a que no se han 'concatenado' las tareas de forma lineal, y de hecho es la forma correcta de empezar a planificar el proyecto. Con esta base ahora escogeremos que sobre asignación se puede hacer de los recursos. Para ello empezaremos reprogramando las tareas con un solo recurso, como viene por defecto, y veremos que pasa. Para ello nos iremos al menú de recursos y allí escogeremos el botón de 'Redistribuir todo'. El gantt nos quedará así:

Proyecto reprogramado

Si al final pudiésemos contar con el doble de recursos a partir del dia 28? Para ello iremos a la pestaña de recursos -> ver hoja de recursos y en el recurso 'Técnico' le añadiremos una linea de recurso del 28 al 2 por ejemplo. Vamos a ver como quedaria nuestra planificación una vez replanificada:

Planificación de recursos

 Como podéis ver, hemos obtenido un plazo de entrega más corto, como era de esperar. Grácias a usar el WBS y cargar las tareas en bruto, sin 'pintar relaciones' (o sea sin inventarnoslas) podemos trabajar con un proyecto en el Project pudiendo gestionar recursos y asignaciones de forma natural, dejando que el Project nos ayude en la planificación. Esto nos permitirá las siguientes ventajas:

  • Las tareas se iran ajustando en base a recursos y fechas límite
  • Podremos ver el 'camino crítico' que hace que el proyecto termine en plazo
  • Podremos replanificar tareas con un solo boton en caso de retrasos.

Claves del WBS

A modo resumen, hemos explicado que es un WBS, como hacer uno y como poder pasar una vez hecho los datos al Project. Tambien hemos podido ver que la planificación en el project, si las tareas son exáctas, con su responsable y sus entregables, permite gestionar a posteriori los proyectos con herramientas como el Project de forma rápida y eficiente.

Espero que os haya gustado.

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